In frühen Kollaborationsphasen befinden sich mittelständischen Unternehmen in der sogenannten Anbahnungsphase, in der sie erstmals oder erstmals nach längerer Zeit zusammen arbeiten. Der Fokus in dieser Phase liegt hier auf der Kommunikation und dem Austausch von Informationen zwischen den Partnern. Physische Treffen und Meetings sind kosten- und zeitaufwendig und deshalb selten. Der Einsatz von Kommunikationstools (z.B. skype, TeamViewer, Dropbox) hilft dabei, die Zusammenarbeit zwischen mittelständischen Unternehmen in der Anbahnungsphase zu unterstützen. Aus einer organisationalen Perspektive sind Anforderungen an solche Tools unter anderem, dass sie die Entstehung sozialer Beziehungen, von Vertrauen und von einem Gefühl der Zusammenarbeit befördern und die Wahrnehmung für die Kooperation steigern. Eine gute UUX der Tools – und dabei insbesondere Aspekte wie eine einfache Bedienung und zuverlässige Verfügbarkeit – sind in der Anbahnungsphase entscheidend, weil negative Erlebnisse die Zusammenarbeit insbesondere in frühen Phasen bzw. bei nur sporadischer Zusammenarbeit negativ beeinflussen können.
Tool-Support in der Anbahnungsphase:
Um die effiziente Zusammenarbeit zwischen Partnern im Netzwerk zu starten, müssen gewisse Voraussetzungen erfüllt sein:
- Eine gemeinsame Kommunikation muss aufgebaut werden, damit ein grundlegender, zuverlässiger Informationsaustausch stattfinden kann.
- Die gemeinsame Kommunikation muss reibungslos, d.h. technisch komplikationslos ablaufen können.
- Zudem muss die Kommunikation schnell verfügbar und durchführbar sein
Selbstverständlich müssen sich die Netzwerkpartner vor der Kommunikation und dem ersten formellen oder informellen Austausch kennen lernen. Daher ist es sinnvoll, auf bestehende soziale Unternehmenskontakte zurückzugreifen. Diese erlauben die informelle Kontaktaufnahme ohne Verbindlichkeiten zu wecken. Beispiele sind webbasierte soziale Netzwerke zur Pflege bestehender Geschäftskontakte wie LinkedIn, oder im deutschsprachigen Raum Xing.
Für die darauffolgende Kommunikation kommen zunächst asynchrone Kommunikationsmedien, wie z.B. E-Mails in Frage. Beim Bedarf für einen intensiveren Austausch ist die Nutzung von Video-Kommunikationsmedien sinnvoll. Hier bieten sich spezifische Tools wie Zoom oder GoToMeeting an. Diese Anwendungen ermöglichen das Abhalten von Meetings. Für die Koordinierung von Meetings macht es zudem Sinn, digitale Terminplanungsanwendungen zu nutzen. Doodle oder auch die Kommunikationsmedien integrierte Anwendungen wie der Microsoft Planner bieten die Möglichkeit, schnell und einfach Meetings zu planen. Das Erste-Hilfe-Kit des Kompetenzzentrums Usability bietet eine Übersicht zu den relevanten Tools für diesen Fall.
18.01.21
