Spontane Begegnungen im virtuellen Raum - Über die positive Zukunft der Arbeit

Stellen Sie sich Folgendes vor:
Sie sind bei der Arbeit und gehen sich einen Kaffee holen. Auf dem Weg treffen Sie einen Kollegen oder eine Kollegin und führen ein kurzes, interessantes Gespräch. Dann gehen Sie ausgelassen an Ihren Arbeitsplatz zurück und führen Ihre Arbeit fort. Das Gespräch hinterließ bei Ihnen ein positives Gefühl, da es spontan und angenehm war. Es besteht keinerlei Zwang dazu, sich regelmäßig zu unterhalten, viel mehr genießen Sie es, sich zufällig ab und zu auf dem Flur zu begegnen. Einige Wochen später arbeiten Sie im Homeoffice und denken immer mehr an die spontanen Flurgespräche mit den Kollegen*innen zurück.

Solche oder ähnliche Situationen sind aktuell keine Seltenheit. Seit Beginn der Corona-Pandemie erleben wir ein neuartiges und weltweites Ereignis, das viele Menschen zu digitalem Kontakt zwingt. Ein Großteil unserer Interaktionen hat sich rasch von persönlichen in virtuelle Begegnungen gewandelt. Im Berufsalltag hat beispielsweise ein virtuelles Treffen in Form von Videokonferenzen eine sehr große Wirkung auf die Vernetzung, Zusammenarbeit oder Kommunikation zwischen Mitarbeiter*innen, die das Erleben der Arbeit beeinflusst. Diese Kommunikationsmöglichkeiten müssen motivierend und überzeugend gestaltet werden, um eine höhere Kontaktbereitschaft zu schaffen.

All diese Punkte geben Anlass zur Untersuchung und Neugestaltung der spontanen Begegnungen, um die Vernetzung und Kontaktaufnahme im Arbeitskontext in Zukunft auch digital zu ermöglichen. Ausgehend davon wurde eine Idee konzipiert, um diese Begegnungen auch im Homeoffice erlebbar zu machen: Eine Desktop-Anwendung soll den lockeren Austausch unter bekannten, aber auch unter bisher unbekannten Kollegen*innen ermöglichen. Bereits nach Aufrufen der Applikation werden Nutzer*innen aufgefordert, sich mit einem Kollegen oder einer Kollegin in Verbindung zu setzen. Zur Auswahl stehen drei verschiedene Funktionen zur Kontaktaufnahme:

1. Um Verbundenheit herzustellen, besteht die Möglichkeit des “gemeinsamen Kaffee Trinkens”. Dies ermöglicht eine digitale Version der Kaffeepausen, die sonst im Büro stattfinden würden.
2. Mit der “Wochenchallenge” können je nach Themenvorschlag verschiedene Bilder auf einer virtuellen Pinnwand gepostet werden, wie beispielsweise ein kürzlich besuchtes Ausflugsziel. Das Bild mit den meisten Reaktionen gewinnt die wöchentliche Challenge.
3. Die “spielerische Herausforderung” bietet durch gemeinsame Minispiele (Körbe werfen, Schiffe versenken, Tic Tac Toe u. a.) einen entspannten Austausch (synchron oder asynchron).

Zusätzlich wird den Nutzer*innen für jede Funktion die Möglichkeit geboten, Kolleg*innen einzuladen oder sich mit zufälligen Kontakten zu verbinden. Auf dem Startbildschirm befindet sich unter anderem eine Chatfunktion. Durch Pop-Up Benachrichtigungen werden die Nutzer*innen bspw. über neue Aktivitäten oder Spielzüge informiert.

Um eine aussagekräftige Evaluation des Konzeptes durchzuführen, wurde die Methode der UX Concept Exploration eingesetzt, die an das Concept Testing angelehnt ist. Ein Vorteil dieser Methode ist, dass sie verschiedene methodische Ansätze in drei Phasen vereint (Konzeptphase, Feldphase sowie Analyse und Aufbereitung der Daten).

UX Concept Exploration – Remote Durchführung
Die UX Concept Exploration Methode wurde mit insgesamt vier freiwilligen Teilnehmer*innen aus dem IT-Bereich durchgeführt. Zu Beginn wurde allen Beteiligten in separaten Video-Sessions das Projektkonzept vorgestellt. Außerdem bekamen sie eine grobe Einführung in das Thema der positiven User Experience (UX) und eine Erklärung des Studienverlaufs. Für die anschließende Feldphase wurde den Teilnehmer*innen eine digitale Illustration „Coffee & Talk“ (siehe Titelbild) als Erinnerungsgegenstand mitgegeben. Die Illustration konnte von den Teilnehmenden als Desktop- oder Smartphone-Hintergrund eingestellt werden und sollte so an die tägliche Dokumentation erinnern.

Während der zweiten Phase testeten die Teilnehmer*innen das Produkt, indem sie sich den Einsatz der Applikation in ihrem Arbeitsalltag fiktiv vorstellen sollten. Sie überlegten sich zunächst, wie sie das Produkt generell nutzen würden, in welchen Situationen es zusätzlich genutzt werden könnte und welche Ereignisse einen positiven Einfluss auf ihren Arbeitsalltag haben würden. Die Erkenntnisse wurden täglich als Text- oder Sprachnachricht an die Arbeitsgruppe übermittelt. Die zweite Phase wurde nach vier Arbeitstagen mit den Teilnehmer*innen durch ein halboffenes Abschlussinterview abgeschlossen.

In der letzten Phase wurden die erhobenen Daten auf einem digitalen Whiteboard zusammengefasst und festgehalten, was den Vergleich der erfassten Aussagen erleichterte. Ein Blick auf die Ergebnisse zeigt, dass das Tool bevorzugt im Austausch mit Kolleg*innen in kurzen Arbeitspausen als Abwechslung und zur Ablenkung genutzt wurde. Für die Art der Nutzung wurde die Videofunktion stark bevorzugt, da diese laut der Teilnehmenden die Persönlichkeit des Gegenübers am besten vermittelt habe -  so könnten Persönlichkeitsmerkmale des Gegenübers etwas schneller erschlossen werden, was den Einstieg in das Gespräch erleichtern würde.

Erkenntnisse
Bei den Ergebnissen der Exploration haben sich zwei wichtige Faktoren herauskristallisiert. Zum einen die Individualisierung der Anwendung, zum anderen die Spontanität.

• Individualisierung: Es sollte den Nutzer*innen möglich sein, bspw. die Häufigkeit und die Art der Pop-Up Benachrichtigungen nach Belieben einzustellen. Zudem sollte man selbst entscheiden können, ob man sich vor der Kamera zeigen möchte.
• Spontanität: Ein angedachtes Feature der Anwendung sind Aufforderungen (bspw. durch Pop-Up Benachrichtigungen) zu einem spontanen Spiel mit einer unbekannten Person, die durch eine Künstliche Intelligenz (KI) bzw. durch einen Algorithmus erstellt werden. Diese Funktion wurde von den Befragten gut angenommen. Bei vielen Nutzer*innen besteht eine Hemmschwelle bei der Kontaktaufnahme mit fremden Personen, welche hierdurch verringert werden könnte.

Die Ergebnisse haben gezeigt, dass die Kommunikation so realitätsnah wie möglich erfolgen sollte. Bei vielen Befragten wurden Gespräche bevorzugt, bei welchen beide Teilnehmer*innen die Kamera eingeschaltet hatten. Zudem ist es wichtig, dass vor einem Spiel mit einer unbekannten Person zunächst durch ein vorab stattfindendes Gespräch ein persönlicher Bezug geschaffen wird.
Eine weitere Idee, um die Hemmschwelle in Bezug auf die Vernetzung mit unbekannten Personen zu verringern, ist ein Speed-Chatting. Hierbei wird das bekannte Konzept des Speed-Datings auf den Business-Kontext übertragen. Man kann sich also mit einer unbekannten Person in einem kurzen, vorgegebenen Zeitraum vernetzen. Eine Hürde ist es, Ereignisse aus der Realität angemessen in das Digitale zu übersetzen. Auch stellt sich die Frage, wie man nach einem erfolgreichen Speed-Chatting weiter in Kontakt bleiben kann. Hier kam die Idee einer Bewertung auf, die beide Nutzenden abgeben können. Wenn sich die Bewertungen annähern, besteht die Möglichkeit sich erneut zu kontaktieren und dauerhaft zu vernetzen.
Die Ergebnisse bieten einen ersten Einblick in die Möglichkeiten der Gestaltung des spontanen Kontaktes im virtuellen Raum. Darüber hinaus wurden interessante Anknüpfungspunkte für weitere Forschungsarbeiten aufgezeigt, die es in weiteren Schritten zu untersuchen gilt. Dazu gehört u. a. ein kritischer Blick auf die Konzepte, um negative Auswirkungen, wie beispielweise eine Art Wettbewerb unter den Mitarbeiter*innen, zu vermeiden.

Tipps und Tricks zur Methode
Sollten die Teilnehmer*innen bei der Methodendurchführung oder den Interviews Schwierigkeiten haben, kann Unterstützung durch Beispielsituationen gegeben werden, damit sie sich leichter in den entsprechenden Kontext einfinden können. Für die Befragung eignet sich die Laddering-Methode, bei der durch die Frage nach dem “Warum?” immer tiefer vorgedrungen wird; so lassen sich auch „versteckte“ Bedürfnisse aufdecken (Fronemann und Peissner, 2014, S. 732).

Die UX Concept Exploration wurde für das Projekt in einer etwas abgewandelten Form durchgeführt. Beispielsweise wurde sowohl im Briefing als auch bei den Abschlussinterviews bewusst auf die Nutzung zusätzlicher Bedürfnisfragebögen verzichtet. Dadurch konnte der Fokus während der Methodendurchführung stärker auf die unbewussten und spontanen Bedürfnisse gerichtet werden. Vorteilhaft an der Methode ist ihre Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Situationen und Rahmenbedingungen. So konnten trotz einer verkürzten Evaluationszeit erste Produktverbesserungen erarbeitet werden.

Insgesamt waren die an der Studie teilnehmenden Personen interessiert und motiviert, was sich positiv auf die Feldphase und das Abschlussinterview ausgewirkt hat. Dies zeigte sich in den ausführlichen Dokumentationen, in der Zuverlässigkeit der Personen und in der Bereitschaft, offen über die persönlichen Bedürfnisse zu sprechen.

Autor*innen
Chiara Bissmaier, Jana Pfanner, Roman Kytsya, Christine Wolf

Literatur
Fronemann, N., & Peissner, M. (2014). User experience concept exploration. Proceedings of the 8th Nordic Conference on Human-Computer Interaction Fun, Fast, Foundational - NordiCHI ’14.doi:10.1145/2639189.2641203