Design eines sprachgesteuerten Chatbots zur flexiblen Bedienung eines Enterprise Resource Planning Systems

ERP-Systeme zur Steuerung von Geschäftsprozessen: Um den unternehmerischen Einsatz von Personal und Ressourcen bedarfsgerecht zu optimieren, verwenden die MitarbeiterInnen vieler Unternehmen ein Enterprise-Resource-Planning (ERP)-System auf ihren stationären PCs. Ein ERP-System unterstützt sie dabei, verschiedene Prozesse, beispielsweise in der Warenwirtschaft, der Buchhaltung oder des Ticketmanagements, zu steuern. Ihre Produktivität und Zufriedenheit hängt dabei maßgeblich von dem Bedienkomfort der grafischen Oberfläche des ERP-Systems ab.

Die MitarbeiterInnen der LOOMA GmbH, ein kleiner IT-Dienstleister in Sachsen-Anhalt, der Leistungen im Bereich der Softwareentwicklung, der Planung und Umsetzung von IT-Projekten und Managed Services anbietet, verwenden das „Made in Germany“-ERP-System weclapp. Darin können sie ihre Geschäftsprozesse effektiv abbilden. Allerdings stehen ihrer effizienten Tätigkeit verschachtelte Menüs, langes Scrollen und überfrachtete Informationsseiten im Weg. Zudem fühlen sie sich von der Bedienung über Maus, Tastatur und Touch eingeschränkt, beispielsweise auf dem Weg zu ihren Kunden.

ERP-Systeme mithilfe eines Chatbots erfolgreich einsetzen: Herrn Rössler – Softwareingenieur der LOOMA GmbH und Studierender der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg – und seinen KollegInnen erschien ein sprachbasierter Chatbot naheliegend, um das ERP-System in Zukunft flexibel bedienen zu können. Um die LOOMA GmbH in ihrer Entscheidungsfindung beim benutzerzentrierten Design des Chatbots zu unterstützen, haben  Herr Rössler und  das Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg ein Schema empirisch validierter Designelemente (Janssen et al. 2020) diskutiert.  Daneben hat Herr Rössler geteilte Erfahrungen anderer Unternehmen (Janssen et al. 2021) wertgeschätzt – aus ihnen kann die LOOMA GmbH kritische Erfolgsfaktoren für den eigenen Anwendungsfall ableiten. Der nächstmögliche Schritt besteht aus einer Anforderungsanalyse, für die sich die Methodenkarten des Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrums Usability zur benutzerzentrierten Gestaltung anbieten.

Vision hinter einem sprachgesteuerten ERP-System: Aus Herrn Rösslers Sicht kann unter bestimmten Bedingungen ein sprachgesteuerter Chatbot im ERP-System eine geeignete Lösung sein, um die unternehmerischen Prozesse der LOOMA GmbH zu automatisieren und den Arbeitsalltag bequemer und produktiver zu gestalten. Ob die AnwenderInnen einen Produktivitätsgewinn wahrnehmen können, bestimmen jedoch ihre Wünsche an die Chatbotgestaltung. Der LOOMA GmbH ist es daher wichtig, dass sich der zu entwickelnde Chatbot durch ein intuitives Dialogdesign auszeichnet und von seinen NutzerInnen als äußerst zweckdienlich empfunden wird.

Aktueller und zukünftiger Einsatz von Chatbots im Mittelstand: Der erfolgreiche Einsatz von Chatbots in KMUs sowie die Entwicklung bedarfsorientierter Angebote von Mittelstand-Digital benötigt belastbare Daten. Deshalb führt Herr Rössler in seiner Rolle als Student der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg eine Online-Umfrage zur Bedeutung von Chatbots in kleinen und mitteleren Unternehmen durch. Sie ist Teil seiner Bachelorarbeit. Die Befragung läuft bis zum 13.11.2022 und besteht aus mind. 11 bis max. 15 Fragen. Die Beantwortung nimmt etwa 15 – 20 Minuten Ihrer Zeit in Anspruch. Die Zielgruppe sind Geschäftsführende und Führungskräfte in kleinen und mitteleren Unternehmen in Deutschland. Aus den Daten werden wichtige Kennzahlen für KMU mit ähnlichem Tätigkeitsschwerpunkt abgeleitet, die wir Ihnen nach der Auswertung der Umfrage gern direkt zur Verfügung stellen. Die Umfrage erfolgt anonym. Alle Daten in der Umfrage werden nach den deutschen Datenschutzbestimmungen verarbeitet.

Eckdaten zur Befragung:

• Link zur Befragung: https://limesurvey.ovgu.de/index.php/549793?lang=de-informal
• Laufzeit: ab sofort bis 13.11.2022
• Bearbeitungsdauer: ca. 15 – 20 Minuten
• Zielgruppe:  Geschäftsführende und Führungskräfte in kleinen und mitteleren Unternehmen in Deutschland

Bei Fragen oder Anmerkungen wenden Sie sich gern an einen der folgenden Kontakte:

• LOOMA GmbH: Jonas Rössler (jonas.roessler@st.ovgu.de)
• Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg: Juliane Höbel-Müller (juliane.hoebel@vernetzt-wachsen.de)