Pilotprojekt: Hotel Lamm – Erstellung eines Prototypen für das interne Mitarbeiterportal

Ausgangslage und Fragestellungen
Die zunehmend wachsende Systemlandschaft eines Hotels bringt die Herausforderung mit sich, dass die einzelnen Komponenten untereinander wenig Schnittstellen aufweisen und oftmals wenig nutzerfreundlich auf die tatsächlichen Bedürfnisse und Prozesse der im Hotel Mitarbeitenden ausgelegt sind. Die zentralen Fragestellungen, die sich in der Zusammenarbeit mit dem Hotel Lamm ergeben haben und sich mit dem Endergebnis des Pilotprojektes beantworten lassen, lauten folgendermaßen: 

• Wie hängen die Systeme miteinander zusammen und wo besteht Verknüpfungspotenzial? 
• Wie kann die interne Kommunikation durch digitale Prozesse verbessert werden?
• Wie können Checklisten interaktiv gestaltet werden und wo können wir neue und effiziente digitale Prozesse schaffen?

Ziel des Pilotprojekts
Ziel war es, die digitalen Systeme im Hotel zu optimieren und nutzergerecht auf die Mitarbeitenden zuzuschneiden, sodass die Kommunikation im Hotel gestärkt wird und damit die höchstmögliche Gästezufriedenheit erreicht wird. 

Herausforderungen und Konzepterstellung
Aus der Fokusgruppe ging hervor, dass digitale Checklisten viel Potenzial für eine interaktive Gestaltung bieten und dass das Bedürfnis nach Verbundenheit bei den Mitarbeitenden stark ausgeprägt ist. Die Lösung für die Verknüpfung verschiedener Systeme, Verbesserung der Kommunikation und Schaffung interaktiver Prozesse war daher die Entwicklung eines internen Mitarbeiterportals.  Basierend auf den Ergebnissen der User Research wurde entschieden, bei der Ausarbeitung des Mitarbeiterportals den Fokus auf die interne Kommunikation, die Persona im Housekeepingbereich und die Checklisten zu legen. Die Ergebnisse einer Kreativphase flossen in ein Grobkonzept, wie bereits im letzten Newsbeitrag beschrieben wurde. Dieses Grobkonzept eines internen Mitarbeiterportals stieß bei einer weiteren Evaluation durch ein Interview mit einer Vertreterin der Hauswirtschaft auf Akzeptanz. Die Ergebnisse zeigen, dass der Arbeitsalltag durch ein solches Mitarbeiterportal erleichtert werden kann. 

Bei der Erarbeitung der Funktionen des Mitarbeiterportals bestand eine Herausforderung darin, stets die ermittelten Anforderungen und Bedürfnisse zu berücksichtigen und einzubeziehen. Daher wurden für diesen Schritt verschiedene Methoden herangezogen: Für die Einbindung von Nutzerwünschen in den Prototyp wurden nochmals die Erlebniskategorien und der Bedürfnisfächer herangezogen. Zudem wurde erneut mit Kreativmethoden gearbeitet. Auf Basis des Grobkonzeptes wurde auf diese Weise ein Detailkonzept mit allen verknüpften Funktionen und Unterfunktionen erstellt. 

Endergebnis
Das Endergebnis des Pilotprojekts ist ein digital klickbarer Prototyp des internen Mitarbeiterportals, der auf Grundlage eines Szenarios erstellt wurde. Das interne Mitarbeiterportal wurde auf die Mitarbeitenden des Hotels Lamm zugeschnitten und damit nutzerzentriert umgesetzt. Zum Projektabschluss wurde der Prototyp in Form eines Videos vorgestellt und weitere Schritte diskutiert. 

Neue Erkenntnisse aus dem Projekt 
Obwohl zunächst Unsicherheit bestand, ob UUX-Projekte dieser Art (bedingt durch die Corona-Situation) auch virtuell durchgeführt werden können, hat sich gezeigt, dass sich mit einer Vielfalt an digitalen Programmen, kreativen Herangehensweisen und Flexibilität spannende Möglichkeiten eröffnen. Dabei entstand auch hohe Begeisterungsfähigkeit von Seiten des Hotelpersonals für digitale Methoden, die in den virtuellen Entwicklungsprozess einbezogen wurde. Die digitale Zusammenarbeit verlief reibungsloser als zunächst vermutet und weckte sogar das Interesse für digitale Lösungen beim Hotelpersonal. 

Reaktion des Partnerunternehmens 
Die Reaktion des Hotels Lamm auf den fertigen Prototyp fiel sehr positiv aus: Heiko Stärk vom Hotelmanagement erklärte, die Umsetzung und Implementierung des internen Mitarbeiterportals stehe so bald wie möglich an und werde nach überstandener Coronakrise zeitnah in die Wege geleitet. Darüber hinaus habe sich während des Entwicklungsprozesses der letzten Monate auch bei den Mitarbeitenden des Hotels eine spürbare Begeisterung für eine mögliche digitale Zusammenarbeit im Arbeitsalltag entwickelt. Stärk erklärte, dass diese Begeisterung weiterhin anhalte und somit zusätzlicher Ansporn für eine baldige Implementierung des Mitarbeiterportals sei.

Weitere Schritte 
Als weitere Schritte empfiehlt es sich, den nun erstellten Prototyp nochmals mit den Mitarbeitenden des Hotels Lamm zu evaluieren, um diesen ausführlich zu testen und bei Bedarf weiterhin an die Bedürfnisse der Nutzenden anzupassen. Für die anstehende Umsetzung empfiehlt das Kompetenzzentrum die Kontaktaufnahme des Hotels Lamm mit entsprechenden Entwicklern, um das interne Mitarbeiterportal zu implementieren und in die Systemlandschaft des Hotels zu integrieren.

Mitwirkende der Hochschule der Medien:

Judith Hatzing, Jonas Julian Sauer, Christina Schulz, Natalie Stiegler und Sarah Zimmermann 

Bildquellen:
Logo © Best Western Hotel Lamm
Freepik (o.J.). sheep. Abgerufen am 15. Juni 2020 von flaticon.com
Freepik (o.J.). tablet-mock-up. Abgerufen am 01.08.2020 von http://www.freepik.com