KI-Prozessunterstützung durch Wissensmanagement im Consulting

Über Privatbüro Plus
Privatbüro Plus übernimmt die Bearbeitung der Post, die Sichtung und Ordnung von Dokumenten. Es verschafft seinen Kunden einen klaren Überblick über deren Unterlagen und private Verwaltung. Dank langjähriger Erfahrung und der routinierten Arbeitsweise der Mitarbeiter werden Abrechnungen und andere Korrespondenz schnell und effizient erledigt.

Zielsetzung
Das Projekt zielt darauf ab, kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) die Potenziale von KI-basiertem Wissensmanagement nahezubringen. Im Fokus steht die Entwicklung eines Demonstrators, der Unternehmensdaten effizient zugänglich macht, ohne dabei auf externe Cloud-Lösungen angewiesen zu sein. Dies gewährleistet nicht nur digitale Souveränität, sondern erfüllt auch die Anforderungen der DSGVO.

Das Projekt verfolgt zwei wesentliche Ziele:

1.    Erhöhung der digitalen Souveränität durch selbst hostbare KI-Modelle.
2.    Effizienzsteigerung im Wissensmanagement durch die Integration von Retrieval-Augmented Generation (RAG), einer Technologie, die Textanfragen durch relevante Unternehmensressourcen ergänzt.
 

Hintergrund und Methoden
Das Projekt wird in Kooperation mit dem Mittelstand-Digital Zentrum – Fokus Mensch, Ergosign und Privatbüro Plus realisiert. Die Methodik umfasst eine nutzerzentrierte Entwicklung, die auf folgende Schritte aufbaut:

•    Anforderungsanalyse: Erhebung der Bedürfnisse der Nutzer:innen (Mitarbeiter:innen des Privatbüros Plus).
•    Entwicklung eines Klick-Dummys: Simulation der Systemfunktionalitäten zur Erprobung erster Nutzungsszenarien.
•    Usability-Testing: Iterative Verbesserung basierend auf Beobachtungen und Feedback der Nutzer:innen.

Vorgehen und Usability Testing
Das Usability Testing wurde mit einem Klick-Dummy durchgeführt, um Annahmen und Designlösungen zu überprüfen. Dabei kamen folgende Methoden zum Einsatz:

•    Moderationsskript: Strukturierte Testaufgaben in realitätsnahen Szenarien.
•    Think-Aloud-Methode: Nutzer:innen äußern während der Tests ihre Gedanken, um Barrieren und Potenziale direkt zu identifizieren.
•    Severity Rating: Bewertung der Probleme und Ableitung von Verbesserungsansätzen.

Ergebnisse und Ausblick
Das Usability Testing ergab wertvolle Einblicke in die Nutzererfahrung und identifizierte Optimierungspotenziale, die in die Weiterentwicklung des Demonstrators einfließen werden. In den kommenden Wochen wird ein funktionsfähiger Prototyp erstellt, der im Frühjahr 2024 bei weiteren Anwendungspartnern getestet wird.

Bedeutung und Mehrwert
Das Projekt schafft eine sichere und effiziente Grundlage für das Wissensmanagement in KMU. Durch die Nutzung von Open-Source-Modellen und der RAG-Methode wird eine innovative Lösung bereitgestellt, die den Zugang zu unstrukturierten Unternehmensdokumenten vereinfacht und zeitaufwändige Suchvorgänge reduziert. Damit trägt das Projekt wesentlich zur digitalen Transformation und zur Wettbewerbsfähigkeit der KMU bei.

Haben Sie Interesse an KI-gestütztem Wissensmanagement? Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme!