In unseren ersten beiden Blogartikeln dieser Reihe sind wir auf die Ergebnisse der Umfrage „Agilität in der Coronazeit“ eingegangen. Dabei wurde deutlich, dass agile Arbeitsformen positive Wirkungen auf die tägliche Arbeit und die Organisation während der Pandemie entfalten können. Die Befragten schätzen insbesondere die Anpassungsfähigkeit, die Transparenz und die stärkere Fokussierung im agilen Kontext.
Gleichzeitig sorgen ein paar Hindernisse und Herausforderungen dafür, dass agile Arbeitsformen während der Coronazeit nicht ihr volles Potenzial ausschöpfen können. Die Umfrageteilnehmer*innen vermissen häufig die menschliche und emotionale Nähe zu ihrem Team, auch scheinen Teamdynamik und Motivation in der Home-Office-Situation etwas gehemmter zu sein. Daher werden wir uns in diesem Blogartikel mit ein paar Impulsen und Ideen beschäftigen, wie die agile und digitale Zusammenarbeit während der Pandemie weiter optimiert werden kann.
Im Zuge dessen möchten wir 2 Aspekte betrachten: Führungsverhalten und die Gestaltung der Zusammenarbeit.
Führungsverhalten
Führungskräfte können mit ihrem Verhalten entscheidend dazu beitragen, dass die Zusammenarbeit im Hinblick auf Corona und Home-Office gelingt. In dieser sehr dynamischen Zeit, die häufig durch ein komplexes Geflecht aus verschiedenen Einflüssen und ständiger Veränderung geprägt ist, werden veränderte Anforderungen an das Führungsverhalten gestellt. Engmaschige Handlungsvorgaben funktionieren in dieser komplexen Krisensituation nur bedingt. Als ein besonders wirkungsvolles Führungskonzept im dynamischen Umfeld, in Krisenzeiten und einer dezentralisierten Form der Zusammenarbeit wird die transformationale Führung [1] angesehen.
Eine transformationale Führungskraft transformiert die Ziele der Mitarbeitenden von individuellen Zielen hin zu gemeinsamen übergeordneten Zielen und Visionen. Um dieses Ziel zu erreichen, handelt die transformationale Führungskraft als Vorbild, motiviert die Beschäftigten und kommuniziert attraktive Visionen; sie regt zu kreativem und konstruktiv-kritischem Denken an und geht wertschätzend und individuell auf Beschäftigte ein [1]. Auch Scrum und andere agile Ansätze propagieren ein ähnliches Führungsverständnis, bei dem die Führungskraft die Rolle als Unterstützer, als Motivator und Coach einnimmt und dabei auf Augenhöhe mit den Beschäftigten agiert [5]. Dementsprechend bietet das Führungskonzept der transformationalen Führung interessante Impulse für kleine und mittlere Unternehmen, sowohl für solche die bereits agil arbeiten, aber auch für solche, die es aktuell nicht tun.
Wollen Sie ein wenig transformationale Atmosphäre in ihr Team holen? Wie wäre es beispielsweise damit, gemeinsam mit ihrem Team eine attraktive Zukunftsvision zu entwerfen? Denn eine Vision wirkt nicht nur motivierend, sie stiftet darüber hinaus Sinn und dient der Orientierung [3].
Hierzu können Sie sich im Team mit folgenden Fragen vertieft auseinandersetzen [2]:
- Welche Fakten zeigen, dass eine Veränderung unumstößlich notwendig ist: Marktwirtschaftliche Entwicklungen, Aktivitäten von Wettbewerbern, Kennzahlen …?
- Was wird das ersehnte Ergebnis sein, wenn der Wandel vollzogen ist?
- Welche Ressourcen (Wissen, Erfahrungen, Know-how …) werden uns beim Wandel helfen?
Eine Vision kann dazu beitragen, das Wir-Gefühl im Team zu stärken und Orientierung in einer schwierigen Zeit zu geben. Darüber hinaus stellt aber auch die stetige Entwicklung der gemeinsamen Kollaboration und der Meeting-Kultur einen Hebel dar, um die beschriebenen Hindernisse zu beseitigen.
Weiterentwicklung der Zusammenarbeit
Die digitale Zusammenarbeit im Home-Office stellt eine besondere Herausforderung dar. Damit das Team den Fokus behält und trotz physischer Distanz virtuelle Nähe verspürt, können ein paar Tools und Tipps enorm hilfreich sein [4].
Visualisierung
Die Agenda und Aufgaben während eines Meetings zu visualisieren, hilft, den Überblick zu behalten und fördert damit die Transparenz [4]. Beispielsweise können hierzu virtuelle White-Boards mit Post-It-Funktion, wie z.B. Miro (https://miro.com/) oder ConceptBoard ( https://conceptboard.com/de/), eingerichtet werden. Darüber hinaus können Live-Umfrage Lösungen (z. B. https://www.mentimeter.com/) die Transparenz zusätzlich erhöhen, indem Ergebnisse von Live-Umfragen direkt dargestellt werden und somit eine gemeinsame Diskussions- und Reflexionsgrundlage bieten. Diese Tools tragen auch dazu bei, dass sich alle gleichermaßen an der Ideenentwicklung und Lösungsfindung beteiligen können und manövrieren die Meeting-Teilnehmenden von einer passiven in eine aktive Rolle.
Verhaltensmanifest
Sie suchen ein Mittel gegen das Abschweifen und die fehlende Verantwortlichkeit und Verbindlichkeit in Meetings? Die Entwicklung und virtuelle Unterzeichnung eines Verhaltensmanifests kann hier Abhilfe schaffen [6]. In einem ca. einstündigen Remote-Workshop definieren die Teammitglieder*innen „Was bedeutet Teamarbeit für mich?“ und verdichten ihre Ideen zu Team-Leitsätzen. Als abschließenden Akt unterzeichnen alle Teammitglieder das Manifest mit ihrer digitalen Unterschrift.
Virtuell näher Zusammenrücken
Claudia Thonet beschreibt in der Zeitschrift „Training aktuell“ [4] eine Methode, um das Wir-Gefühl auch virtuell zu wahren. Sie schlägt vor, in einem virtuellen White-Board einen Tisch zu zeichnen. Daraufhin kommen die Teammitglieder*innen an diesem Tisch mithilfe von virtuellen Avataren, z. B. in Form von Fotos oder gezeichneten Strichmännchen, zusammen.
Verantwortungen verteilen
Jeder hat sicherlich schon einmal die Erfahrung gemacht, wie leicht man in digitalen Meetings abschweift und sich aus der Verantwortung „mogeln“ kann. Daher bietet es sich an, zu Beginn von virtuellen Meetings Rollen zu verteilen [4], wie z. B. den Zeitwächter, den Visualisierer, den Out-of-the-box-Denker usw.
Verbindliches Zeitbudget festlegen
Die Aufmerksamkeitsspanne in virtuellen Meetings ist äußerst gering, daher empfiehlt sich aktives Time-Boxing [4], sodass jeder nur eine begrenzte Redezeit erhält. Dies diszipliniert und hilft den Meeting-Fokus auf Kurs zu halten.
Fazit
Bereits mit einfachen Mitteln und Methoden lässt sich die digitale agile Zusammenarbeit deutlich verbessern, der Remote-Fokus erhöhen und die virtuelle soziale Nähe steigern. Probieren Sie aus und passen Sie es auf Ihre Bedürfnisse an, ganz im Sinne des Scrum-Prinzips „Inspect and Adapt“ [5]
Quellen
[1] Bass, B. M., & Avolio, B. J. (1994). Improving organizational effectiveness through transformational leadership. Thousand Oaks, CA: Sage Publications, Inc.
[2] Dollinger, A. (2014). Change-Trainings erfolgreich leiten. Bonn: managerSeminare.
[3] Rawolle, M., & Kehr, H. M. (2012). Lust auf Zukunft. OrganisationsEntwicklung, 4, S. 12-17.
[4] Thonet, (2020). Agile Retrospektiven virtuell: Online ans Eingemachte. Training aktuell, 12, S. 30-35.
[5] Schwaber, K. & Sutherland, J. (2020). The Definitive Guide to Scrum: The Rules of the Game. Abgerufen von: https://www.scrumguides.org/docs/scrumguide/v2020/2020-Scrum-Guide-US.pdf#zoom=100
[6] van Vliet, M. (2014). The Team Manifesto, the foundation every team needs. Abgerufen von: https://agilecockpit.com/blog/team-manifesto-foundation-every-team-needs/
09.03.21
