Kanban als Ansatz für agile Prozessgestaltung

Das Wort Kanban stammt aus dem japanischen und bedeutet „Signalkarte“. Das ursprüngliche Kanban-System wurde 1947 für Toyota entwickelt, um die Produktivität des Unternehmens im Vergleich zu seinen amerikanischen Konkurrenten zu steigern. Der Entwickler Taiichi Ohno verglich seine Idee mit dem Prinzip von Supermärkten, in denen Kunden die Waren aus den Regalen nehmen und entstehende Lücken durch den Verkäufer früh bemerkt und nachgefüllt werden.

Die Kanban-Methode funktioniert also nach dem Pull-System (Verbrauchssteuerungsprinzip), anstatt nach dem Push-System. Die Materialbereitstellung orientiert sich ausschließlich am konkreten Verbrauch im Produktionsablauf. Dadurch ermöglicht das System eine nachhaltige Reduzierung der Materialbestände, vermeidet die Verschwendung von Ressourcen und erhöht die Wahrscheinlichkeit für eine ständige Lieferfähigkeit.

Doch nicht nur in der Produktion kann Kanban eingesetzt werden. Als agile Arbeitsmethode wird Kanban in vielfältigen Umgebungen genutzt, beispielsweise auch in der Softwareentwicklung oder allgemein in der Zusammenarbeit im Team.

Doch wie funktioniert Kanban?

Der erste Schritt bei der Einführung von Kanban besteht darin, den bestehenden Workflow, die vorhandene Arbeit, sowie Probleme zu visualisieren. Dies wird in Form eines Kanban-Boards getan, das z.B. aus einem einfachen Whiteboard und Haftnotizen oder Karteikarten besteht. Jede Karte auf dem Board repräsentiert dabei eine Aufgabe.

Als nächstes wird der Work in Progress (WIP) limitiert, also die Menge an parallelen Aufgaben. Dadurch wird das Multitasking reduziert. Außerdem bedeutet weniger WIP, dass jede einzelne Aufgabe schneller durch das Kanban-Board läuft, also schneller erledigt werden kann. Für die WIP-Limitierung kennt Kanban verschiedene Mechanismen. Am häufigsten werden so genannte Spalten-Limits genutzt, eine Limitierung der zugelassenen Aufgaben pro Spalte. Die Limits werden in Klammern neben den Spaltennamen geschrieben und bewirken, dass Probleme aktiv angegangen werden müssen, anstatt um sie herum zu arbeiten.

Flow in Kanban

Kanban hat das Ziel, den Workflow zu verbessern. Die zu erledigende Arbeit soll möglichst ohne Wartezeiten, Staus, Schleifendrehen oder sonstige (Zeit-)Verschwendung durch das Kanban-Board laufen. Das Ziel ist, Angefangenes möglichst schnell und effizient fertig zu stellen  – „Stop starting, start finishing“ heißt ein Motto in Kanban.

Um einen guten Flow zu erzeugen, ist die Limitierung der Menge an Arbeit (der WIP), die bewältigt werden kann, essenziell. Anstatt zehn Aufgaben gleichzeitig zu beginnen, sollte lieber eine Aufgabe nach der anderen abgearbeitet und abgeschlossen werden. Durch die Visualisierung der Aufgaben auf dem Kanban-Board wird außerdem schnell sichtbar, wo sich die Arbeit staut bzw. stauen wird und wo weitere Unterstützung benötigt wird.

Kanban-Tafel

Das Kanban-System wird oft mit Hilfe eines Kanban-Boards oder einer Tafel umgesetzt. Hierfür gibt es je nach Anwendungsgebiet verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten. Eine einfache Kanban-Tafel kann zum Beispiel aus den drei Spalten „anstehend“, „in Arbeit“ und „abgeschlossen“ bestehen. Ursprünglich wurden physische Tafel genutzt. Allerdings kann auch mit einem Whiteboard oder einer digitalen Tafel gearbeitet werden.

Anstatt mit den traditionellen Kanban-Karten wird auf den Tafeln oft mit Post-its oder Magneten gearbeitet. Diese stellen ein Element im Prozess dar und durchlaufen die Abschnitte auf der Tafel.

Kanban anwenden

Weiterführende Informationen und eine Anleitung finden Sie in unserer Kanban-Methodenkarte die unten an als PDF bereit steht.

Im Rahmen von Pilotprojekten unterstützt das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum kleine und mittelständische Unternehmen bei der Implementierung von agilen Methoden, wie Scrum und Kanban. Bei Interesse nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf.